Organización de eventos empresariales

Por: Saguzo Eventos

Organizar un evento empresarial, es una actividad muy compleja, que requiere la acción sincronizada de diversas personas de ámbitos muy diferentes. Por lo tanto, es importante que exista un profesional con amplia experiencia a cargo, alguien que sea capaz de administrar los recursos para alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas; lo que permitirá que dicha actividad no se convierta en un “día libre”, que no genere ningún beneficio, sino por el contrario, que resulte ser una jornada muy productiva para la empresa, el instructor o facilitador, y los participantes.

Es fundamental tener muy claro desde el principio cuáles son los objetivos que la empresa busca alcanzar con el desarrollo de este evento (motivar, integrar al personal, capacitar, etc.), para poder enfocar todos los recursos en el mismo sentido.

Después de definir los objetivos, puede procederse entonces a ubicar una empresa profesional de organización de eventos empresariales, que sea la encargada de plantear la propuesta logística que más convenga, o que mejor satisfaga las necesidades de la empresa que la contrata, para el desarrollo del evento. Los aspectos que la empresa profesional de organización de eventos empresariales debe abordar, son:

• Estructura del evento. En base al contenido y temas a tratar, definir la agenda a seguir, programar las actividades a realizar, designar el ambiente más apropiado para el desarrollo de actividades, etc.


• Servicios: A&B, alojamiento y transporte. Dependiendo del tiempo que se asigne al evento empresarial, se dispondrá de desayuno, coffee break de mañana, almuerzo, coffee break de tarde, cena; alojamiento y transporte, según cada caso.


• Lugar. Dependiendo del tipo de evento empresarial que se trate y de las características particulares del mismo, puede elegirse un hotel en la ciudad, un lugar tranquilo en las afueras de la ciudad, un centro de convenciones, las mismas instalaciones de la empresa, etc.


• Presentaciones artísticas o espectáculos. En algunos eventos empresariales, se contratan espectáculos alusivos, que contribuyen a alcanzar los objetivos propuestos.


• Horarios. Definir horarios convenientes para la empresa, el instructor o facilitador, y los participantes en el evento, dándolos a conocer claramente y con suficiente antelación, utilizando distintos medios.


• Personal de apoyo. Según sea el caso, personal que se encargará de realizar el registro e inscripción de los participantes, entregar gafetes, armar estructuras, trasladar equipos y suministros, reproducir documentos, repartir documentos, etc.
  

Evento: lanzamiento de productos

Por: Saguzo Eventos

El lanzamiento de un producto, es un evento que debe realizarse con mucha precisión, lo cual requiere que exista desde el principio, una muy buena planificación, especialmente por la cobertura y difusión que tendrá de los diferentes medios de comunicación. En este sentido, es fundamental, invitar a la mayor cantidad de medios de comunicación posibles, y facilitarles lo más que se pueda su labor, en cuanto a responder a sus preguntas; propiciar que puedan tomar fotografías y video; proporcionarles nombres y puestos de ejecutivos de la empresa; y brindarles información más detallada a ellos, en relación al producto que se está lanzando, y en relación a la empresa que lanza el producto.

Los factores a tomar en cuenta para el desarrollo de este tipo de evento, son:

Invitaciones. Las cuales, además de la información básica que deben indicar (finalidad, lugar, fecha y hora), deben contar con la agenda a seguir, y con unas palabras relacionadas al producto que se lanzará por parte del Presidente, Director, Gerente General o Gerente de Mercadeo de la empresa, según sea el caso.

Lugar en el que se realizará el lanzamiento. Puede ser en las mismas instalaciones de la empresa, o en un hotel por ejemplo.

Invitados al lanzamiento. Es importante invitar a socios, amigos, clientes, clientes potenciales, ejecutivos de la empresa, integrantes de los medios de comunicación, colegas, y si las circunstancias lo ameritan, puede invitarse también a personalidades, o altos funcionarios del país.

Agenda a seguir. La cual debe ser muy bien planificada y estructurada, considerando tiempos reales y correctos; y en el día del lanzamiento, apegarse totalmente a ella.

Audiovisuales. Para realizar las distintas presentaciones se debe contar con laptops, teleprompter (si fuera necesario), micrófonos, pantallas, proyectores, luces, banners, etc.

Servicio de alimentos y bebidas. Suele ser un cocktail que se realiza al finalizar el evento, con el objeto de que los invitados puedan intercambiar opiniones, aclarar dudas y en muchos casos, iniciar negociaciones.

Presentaciones artísticas o espectáculos. Estos son breves, y alusivos al lanzamiento. Se acostumbra realizar también otro tipo de actividades como rifas; y amenizar el cocktail con música clásica, marimba, o con un grupo de jazz.

Materiales publicitarios. Dentro de estos se consideran trifoliares, brochures, y artículos promocionales alusivos al lanzamiento, como bolígrafos, llaveros, sombrillas, gorras, playeras tipo polo, etc.

Personal de apoyo. El cual debe estar muy bien informado de todo lo relacionado al evento y al producto que se está lanzando.

Es importante contar con el apoyo de una empresa profesional de organización de eventos, ya que de esta manera, la empresa que la contrata, podrá enfocarse a preparar el contenido y material que se presentará el día del lanzamiento, a hacer la lista de invitados, etc., sin descuidar sus labores cotidianas; y sobre todo, confiando en que el lanzamiento del producto por el que han trabajado tanto, será muy exitoso.

PRONAFUT

¡¡¡Feliz Día de las Madres!!!

“Mi mamá fue mi mejor maestra. Me enseñó a tener compasión, a amar y a no tener miedo. Si el amor es dulce como una flor, mi madre es esa dulce flor del amor"
Stevie Wonder (1950 - ). Artista estadounidense.