Por: Saguzo Eventos
Organizar un evento empresarial, es una actividad muy compleja, que requiere la acción sincronizada de diversas personas de ámbitos muy diferentes. Por lo tanto, es importante que exista un profesional con amplia experiencia a cargo, alguien que sea capaz de administrar los recursos para alcanzar los objetivos planteados en todas las áreas; lo que permitirá que dicha actividad no se convierta en un “día libre”, que no genere ningún beneficio, sino por el contrario, que resulte ser una jornada muy productiva para la empresa, el instructor o facilitador, y los participantes.
Es fundamental tener muy claro desde el principio cuáles son los objetivos que la empresa busca alcanzar con el desarrollo de este evento (motivar, integrar al personal, capacitar, etc.), para poder enfocar todos los recursos en el mismo sentido.
Después de definir los objetivos, puede procederse entonces a ubicar una empresa profesional de organización de eventos empresariales, que sea la encargada de plantear la propuesta logística que más convenga, o que mejor satisfaga las necesidades de la empresa que la contrata, para el desarrollo del evento. Los aspectos que la empresa profesional de organización de eventos empresariales debe abordar, son:
- Estructura del evento. En base al contenido y temas a tratar, definir la agenda a seguir, programar las actividades a realizar, designar el ambiente más apropiado para el desarrollo de actividades, etc.
- Servicios: A&B, alojamiento y transporte. Dependiendo del tiempo que se asigne al evento empresarial, se dispondrá de desayuno, coffee break de mañana, almuerzo, coffee break de tarde, cena; alojamiento y transporte, según cada caso.
- Lugar. Dependiendo del tipo de evento empresarial que se trate y de las características particulares del mismo, puede elegirse un hotel en la ciudad, un lugar tranquilo en las afueras de la ciudad, un centro de convenciones, las mismas instalaciones de la empresa, etc.
- Presentaciones artísticas o espectáculos. En algunos eventos empresariales, se contratan espectáculos alusivos, que contribuyen a alcanzar los objetivos propuestos.
- Horarios. Definir horarios convenientes para la empresa, el instructor o facilitador, y los participantes en el evento, dándolos a conocer claramente y con suficiente antelación, utilizando distintos medios.
- Personal de apoyo. Según sea el caso, personal que se encargará de realizar el registro e inscripción de los participantes, entregar gafetes, armar estructuras, trasladar equipos y suministros, reproducir documentos, repartir documentos, etc.
